Hướng dẫn chi tiết hồ sơ phía công ty tiếp nhận cần chuẩn bị khi xin visa (Mới nhất 2026)

Trong bối cảnh Cục Quản lý Xuất nhập cảnh ngày càng siết chặt việc kiểm tra tính thực tế của công việc (実態性 – Jittaisei), việc chuẩn bị hồ sơ xin visa từ phía công ty không chỉ dừng lại ở các giấy tờ pháp lý cơ bản. Để hồ sơ xin visa “đẹp”, tỉ lệ đậu cao và rút ngắn thời gian chờ đợi, doanh nghiệp cần chủ động cung cấp bộ hồ sơ minh bạch và chi tiết nhất.

Dưới đây là danh mục hồ sơ xin visa phía công ty cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng.

1. NHÓM GIẤY TỜ PHÁP LÝ & TÀI CHÍNH

Đây là những giấy tờ cơ bản để chứng minh sự tồn tại và năng lực tài chính của công ty.

• – Tohon công ty (履歴事項全部証明書): Bản gốc, cấp trong vòng 3 tháng gần nhất tại Cục Tư pháp (Houmukyoku).
• – Báo cáo tài chính năm gần nhất (決算書): Bản photo đầy đủ các bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ gần nhất.
• – Bảng tổng hợp chứng từ khấu trừ thuế (法定調書合計表): Chứng minh công ty có nộp thuế thu nhập đầy đủ cho nhân viên năm gần nhất.
• – Mã số bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険適用事業所番号): Mã số gồm 11 chữ số chứng minh việc tham gia bảo hiểm lao động cho nhân viên.

2. TÀI LIỆU LÀM RÕ NỘI DUNG KINH DOANH KHI XIN VISA

Cục cần hiểu rõ bản chất công việc kinh doanh của công ty bạn để xem xét vị trí tuyển dụng có thực sự cần thiết hay không. Bạn cần nộp một trong các tài liệu xin visa sau:

事業内容を明らかにする資料 (Tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh):

1. – Bản giới thiệu (Brochure) công ty: Cần chứa thông tin chi tiết về lịch sử hình thành (沿革), ban lãnh đạo (役員), sơ đồ tổ chức (組織), nội dung kinh doanh cụ thể (事業内容). Đặc biệt phải bao gồm danh sách các đối tác chính (主要取引先) và thành tích kinh doanh thực tế (取引実績).
2. – Văn bản nội bộ tương đương: Nếu công ty không có Brochure in ấn chuyên nghiệp, có thể nộp các tài liệu tự soạn thảo có đóng dấu công ty, trình bày đầy đủ các nội dung như trên.

3. BẢN GIẢI TRÌNH LÝ DO TUYỂN DỤNG KHI XIN VISA

Đây là “linh hồn” của bộ hồ sơ xin visa. Một bản Giải trình lý do tuyển dụng 採用理由書 chuyên nghiệp cần đảm bảo 4 yếu tố:

• – Giới thiệu khái quát về công ty: Tầm nhìn và quy mô hiện tại.
• – Lý do tuyển dụng: Tại sao cần tuyển người tại thời điểm này? (Mở rộng kinh doanh, thay thế nhân sự chuyên môn…).
• – Nội dung công việc cụ thể: Liệt kê các đầu việc mà ứng viên sẽ đảm nhận.
• – Tính cần thiết và phù hợp: Chứng minh kiến thức chuyên môn của ứng viên (bằng cấp, kinh nghiệm) khớp hoàn toàn với yêu cầu công việc, đảm bảo nhân viên có thể phát huy năng lực thực tế.
  >>> Xem thêm: Link tải trọn bộ hồ sơ xin visa kỹ sư tại Nhật (技術・人文知識・国際業務）

4. NHÓM HỒ SƠ GIẢI TRÌNH BỔ SUNG

Để tránh bị “xu cà na” bắt bổ sung hồ sơ xin visa (追加書類), gây chậm trễ từ 2-4 tuần, doanh nghiệp nên chủ động nộp thêm:

• – Lịch trình công việc cụ thể (業務スケジュール): Mô tả khung giờ làm việc và các đầu việc định kỳ.
• – Kế hoạch phát triển (Career Plan): Lộ trình đào tạo và thăng tiến của nhân viên tại công ty.
• – Hình ảnh văn phòng thực tế: Ảnh biển hiệu, không gian làm việc của các chi nhánh.
• – Danh sách nhân viên nước ngoài (外国人従業員名簿): Thông tin về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, loại visa và nội dung công việc của các nhân sự ngoại quốc hiện có.

5. LỜI KHUYÊN CHIẾN THUẬT “ĐI TRƯỚC MỘT BƯỚC”

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa chưa bao giờ là một thủ tục mang tính “hình thức” đơn thuần. Trong bối cảnh năm 2026, khi Cục tăng cường kiểm soát để ngăn chặn tình trạng lao động trái ngành, việc chỉ nộp những giấy tờ tối thiểu (必須書類) thường dẫn đến nguy cơ bị yêu cầu giải trình cao. Đừng đợi Cục bắt mới giải trình, hãy chủ động chứng minh năng lực và sự minh bạch ngay từ đầu.

Tại sao bạn nên chủ động nộp dư hồ sơ?

1. – Tăng độ tin cậy: Một bản lịch trình chi tiết và bộ Brochure công ty rõ ràng giúp người xét duyệt tin tưởng rằng vị trí tuyển dụng là có thật và cần thiết.
2. – Rút ngắn thời gian xét duyệt: Hạn chế tối đa việc phải chờ đợi thông báo bổ sung hồ sơ từ Cục.
3. – Xây dựng “hồ sơ sạch” cho doanh nghiệp: Sự chỉn chu này tạo tiền đề tốt cho các lần gia hạn hoặc bảo lãnh nhân sự tiếp theo của công ty.